Kā atrast piemērotu runātāju savam nākamajam pasākumam

1. Nosakiet pasākuma mērķi

Pirms sākat meklēt runātājus, ir svarīgi saprast, kāpēc pasākums tiek organizēts.

Uzdodiet sev dažus jautājumus:

• Ko dalībniekiem vajadzētu iemācīties?
• Kādas zināšanas viņiem būtu jāiegūst?
• Vai vēlaties iedvesmot auditoriju?
• Vai galvenais uzsvars būs uz kontaktu veidošanu?
• Vai plānojat apspriest nozares tendences un aktualitātes?

Dažādiem mērķiem nepieciešami dažādi runātāji. Iedvesmojošai uzstāšanās reizei var būt piemērots nozares līderis vai uzņēmējs, savukārt praktiskai meistarklasei labāk izvēlēties speciālistu ar reālu pieredzi un spēju mācīt citus.

2. Izprotiet savu auditoriju

Pat ļoti pieredzējis runātājs nespēs atstāt iespaidu, ja viņa tēma neatbildīs klausītāju interesēm un vajadzībām.

Svarīgi saprast:

• kas apmeklēs pasākumu;
• kāds ir auditorijas zināšanu līmenis;
• kādas problēmas viņi vēlas atrisināt;
• kuras tēmas viņus interesē visvairāk.

Piemēram, jaunajiem speciālistiem biežāk interesē praktiski padomi un reāli piemēri, savukārt pieredzējuši profesionāļi parasti meklē dziļākus nozares ieskatus.

3. Iepriekš nosakiet budžetu

Runātāju honorāri var ievērojami atšķirties atkarībā no viņu pieredzes, atpazīstamības un pieprasījuma.

Plānojot budžetu, jāņem vērā:

• runātāja honorārs;
• ceļa izdevumi;
• izmitināšanas izmaksas;
• tehniskās prasības;
• papildu organizatoriskie izdevumi.

Skaidri definēts budžets palīdz ātrāk atlasīt piemērotus kandidātus un izvairīties no negaidītiem izdevumiem vēlāk.

4. Meklējiet runātājus dažādos avotos

Mūsdienās ir pieejami daudzi veidi, kā atrast piemērotu runātāju.

Populārākie avoti ir:

• profesionālie runātāju katalogi;
• LinkedIn;
• YouTube;
• nozares asociācijas un kopienas;
• kolēģu ieteikumi;
• iepriekšējie pasākumi;
• auditorijas aptaujas.

Ļoti bieži labākie kandidāti tiek atrasti tieši caur ieteikumiem no cilvēkiem, kuri ar viņiem jau iepriekš sadarbojušies.

5. Novērtējiet ne tikai pieredzi

Daudzi organizatori koncentrējas tikai uz runātāja profesionālo pieredzi.

Tomēr tikpat svarīgas ir arī viņa prezentēšanas prasmes.

Pirms pieņemt galīgo lēmumu, ieteicams:

• noskatīties iepriekšējās uzstāšanās;
• izlasīt dalībnieku atsauksmes;
• novērtēt komunikācijas stilu;
• pārbaudīt spēju iesaistīt auditoriju;
• pārliecināties, ka runātājs atbilst pasākuma formātam.

Pat pasaules līmeņa eksperts ne vienmēr ir lielisks runātājs.

6. Sagatavojiet spēcīgu uzaicinājumu

Kad potenciālie kandidāti ir atlasīti, ir svarīgi pasākumu prezentēt pārliecinoši.

Labā uzaicinājumā jāiekļauj:

• informācija par pasākumu;
• auditorijas apraksts;
• uzstāšanās formāts;
• piedāvātā tēma;
• ieguvumi runātājam;
• sadarbības nosacījumi.

Personalizēta pieeja parasti darbojas daudz labāk nekā vispārīgas vēstules.

7. Savlaicīgi saskaņojiet visas detaļas

Pēc tam, kad runātājs ir apstiprinājis dalību, nepieciešams vienoties par visiem organizatoriskajiem jautājumiem.

Tas ietver:

• pasākuma datumu un laiku;
• uzstāšanās ilgumu;
• tehniskās prasības;
• prezentācijas iesniegšanas termiņus;
• samaksas nosacījumus;
• ierakstu un satura izmantošanas tiesības.

Jo vairāk detaļu tiek saskaņots iepriekš, jo mazāka iespēja saskarties ar problēmām pasākuma dienā.

Labākā prakse darbā ar runātājiem

Veiksmīgi organizatori parasti ievēro dažus vienkāršus principus:

• sāk runātāju meklēšanu laikus;
• vienmēr sagatavo rezerves kandidātu sarakstu;
• rūpīgi pārbauda pieredzi un atsauksmes;
• uztur regulāru komunikāciju;
• pēc pasākuma apkopo dalībnieku atsauksmes.

Labs runātājs var ievērojami palielināt pasākuma vērtību un radīt daudz lielāku iespaidu uz auditoriju. Tāpēc runātāju izvēle un sadarbības vadība joprojām ir viena no svarīgākajām konferenču, forumu, biznesa pasākumu un profesionālo kopienu organizatoru atbildībām.

Ja jūsu pasākumā uzstāsies lektors, kuru cilvēki ar nepacietību gaida, pēdējā lieta, kas jums vajadzīga, ir lēna reģistrācija. Izmantojot HotWay, dalībnieki saņem biļetes ar QR kodu un var reģistrēties dažu sekunžu laikā.