Как найти ведущего для вашего следующего мероприятия

1. Определите цель мероприятия

Прежде чем начинать поиск спикеров, необходимо понять, зачем проводится мероприятие.

Задайте себе несколько вопросов:

• Чему должны научиться участники?
• Какие знания они должны получить?
• Нужно ли вдохновить аудиторию?
• Будет ли основной акцент сделан на нетворкинге?
• Необходимо ли обсудить отраслевые тренды?

Разные цели требуют разных типов спикеров. Для вдохновляющего выступления может подойти лидер отрасли или предприниматель, а для практического мастер-класса лучше выбрать специалиста с реальным опытом работы.

2. Изучите свою аудиторию

Даже самый опытный спикер не сможет произвести впечатление, если его тема не соответствует интересам слушателей.

Важно понимать:

• кто будет присутствовать на мероприятии;
• какой у аудитории уровень знаний;
• какие проблемы они хотят решить;
• какие темы вызывают наибольший интерес.

Например, начинающим специалистам чаще интересны практические рекомендации и реальные кейсы, тогда как опытные профессионалы обычно ожидают более глубоких отраслевых инсайтов.

3. Определите бюджет заранее

Стоимость выступлений может существенно различаться в зависимости от опыта, известности и востребованности спикера.

При планировании бюджета стоит учитывать:

• гонорар спикера;
• транспортные расходы;
• проживание;
• дополнительные технические требования;
• возможные организационные расходы.

Чётко определённый бюджет позволяет быстрее сузить круг кандидатов и избежать неприятных сюрпризов на этапе переговоров.

4. Ищите спикеров в разных источниках

Сегодня существует множество способов найти подходящего спикера.

Наиболее популярные варианты:

• профессиональные каталоги спикеров;
• LinkedIn;
• YouTube;
• отраслевые сообщества;
• рекомендации коллег;
• предыдущие мероприятия;
• опросы собственной аудитории.

Нередко лучшие кандидаты находятся именно через рекомендации людей, которые уже работали с ними ранее.

5. Оценивайте не только опыт, но и стиль выступления

Многие организаторы концентрируются исключительно на профессиональном опыте спикера.

Однако не менее важно понимать, насколько хорошо человек умеет работать с аудиторией.

Перед принятием решения рекомендуется:

• посмотреть записи предыдущих выступлений;
• изучить отзывы участников;
• оценить подачу материала;
• проверить способность удерживать внимание аудитории;
• убедиться, что стиль выступления соответствует формату мероприятия.

Даже эксперт мирового уровня не всегда становится хорошим спикером.

6. Подготовьте сильное приглашение

После формирования списка кандидатов важно правильно представить своё мероприятие.

Хорошее приглашение должно содержать:

• информацию о мероприятии;
• описание аудитории;
• формат выступления;
• предполагаемую тему;
• преимущества для спикера;
• условия сотрудничества.

Персонализированное обращение обычно работает значительно лучше шаблонных сообщений.

7. Заранее согласуйте все детали

После подтверждения участия необходимо подробно обсудить все организационные вопросы.

Сюда входят:

• дата и время выступления;
• продолжительность сессии;
• требования к оборудованию;
• сроки предоставления презентации;
• условия оплаты;
• права на запись выступления.

Чем подробнее согласованы детали заранее, тем меньше вероятность проблем в день мероприятия.

Лучшие практики работы со спикерами

Успешные организаторы обычно придерживаются нескольких простых правил:

• начинают поиск спикеров заранее;
• всегда имеют резервных кандидатов;
• подробно проверяют опыт и отзывы;
• поддерживают регулярную коммуникацию;
• собирают обратную связь после мероприятия.

Хороший спикер способен значительно повысить ценность мероприятия для участников. Именно поэтому выбор и управление спикерами остаются одной из важнейших задач для организаторов конференций, форумов, бизнес-событий и профессиональных сообществ.

Если на вашем мероприятии выступит спикер, которого все с нетерпением ждут, вам точно не нужна медленная регистрация. С помощью HotWay участники получают билеты с QR-кодами и проходят регистрацию за считанные секунды.